文书的种类繁多，分类标准也不尽相同，按照不同的分类标准，可以将文书进行不同的划分。
1.根据使用范围划分
根据使用范围的不同，可以将文书分为通用文书、专用文书和科技文书。
（1）通用文书，是指各类国家机关以及其他组织，在处理工作事务的过程中普遍使用的文件，如。
（2）专用文书，是指根据特殊需要，由专业机构制作或者在一定的领域内应用的文书，如审计文件、会计文件等。
（3）科技文书，是指在科研活动、生产活动、基建活动中形成的用于反映活动流程及结果的文书，如设备文件、科研文件、产品说明文件和医药文件等。
2.根据行文关系划分
根据文书传递方向的不同，可以将文书分为上行文、下行文和平行文。
（1）上行文，是指下级机关向上级机关报送的文件。
（2）下行文，是指上级机关向下级机关送达的文件。
（3）平行文，是指向无隶属关系、无指导关系的其他机关送达的文件。
3.根据内容适用范围或机密程度划分
这里的机密是指国家秘密，而非商业秘密或公民隐私，按照这种分类方式，可以将文书分为以下6类：
（1）对外公开类文书，此类文书不包含国家秘密，可直接对外公开。
（2）限国内公开类文书，此类文书不包含国家秘密，但是不宜或者不必向国外公开。
（3）内部使用类文书，此类文书不包含国家秘密，但是不宜或者不必向社会公开。
（4）秘密类文书，此类文书包含一般的国家秘密，保密期一般为10年。
（5）机密类文书，此类文书包含重要的国家秘密，保密期一般为20年。
（6）绝密类文书，此类文书包含最重要的国家秘密，保密期一般为30年。
4.根据缓急程度划分
根据缓急程度的不同，可以将文书分为平件文书、急件文书和特急件文书。
（1）平件文书是指无特殊时间要求的文书。
（2）急件文书是指内容重要并且紧急，需要优先处理的文书。
（3）特急件文书是指内容至关重要并且特别紧急，需要随到随即优先迅速传递处理的文书。
5.根据性质和作用划分
根据性质和作用的不同，可以将文书分为以下6种：
（1）规范性文书，是指属于法律范畴（即宪法、法律、行政法规、地方性法规、自治条例、单行条例、国务院部门规章和地方政府规章）的立法性文书和除此以外的由国家机关和其他团体、组织制定的具有约束力的非立法性文书的总和。
（2）指示性文书，是指由上级机关制发，用于颁布政策、规章，指导、指挥、布置工作，阐明指导原则和意见等的文书，如命令（令）、通知、通报、指示等。
（3）公示性文书，是指需要广大群众周知的文书。
（4）陈述陈请性文书，是指下级机关向上级机关呈送的文书，其内容一般为汇报工作、陈述情况、答复询问、提出建议、请求指示或批准等，如报告和请示等。
（5）商洽性文书，是指各种函件，它是平行机关、部门以及不相隶属的机关之间进行联系、商洽、询问或者提出请求而制发的文书。
（6）说明性文书，是指作为专门凭证的文书，如各种证明、协议和证书等。
6.根据不同稿本划分
按照文书制作阶段和效用的不同，可以将文书分为文稿和文本两大类。
（1）文稿
文稿分为草稿和定稿。
草稿，又称草案、初稿、征求意见稿、送审稿等，是文书的原始稿件或草拟过程中形成的中间件，供讨论、修改、审批之用。草稿不是正式文书，不具备现实执行效用。除了少数用于征求意见的文书之外，草稿一般不向外发出，也无需归档保存。但对于某些特别重要的文书，修改过程中产生的草稿反映了文书的形成过程，具有一定的参考价值，可以对其归档保存。
定稿，是指经领导人审阅签发或者经过会议讨论通过的最后完成稿，是缮印正本的依据。一般情况下，若无特别需要，不能再对其做任何修改变动。定稿具有重要的参考价值和凭证作用。
（2）文本
文本分为正本、存本和副本。
正本是根据定稿缮印的、用于向外发出的正式文本。如果有主送机关与抄送机关之分，则正本用于发往主送机关。正本具有标准规范的格式和生效标识，具有法定效力，受到法律的认可和保护。
存本是指发文机关印制一份文书的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用。
副本指正本的复份或复制本，其形式与正本完全相同或部分相同，供抄送、传阅和存档备查之用。
值得注意的是，当同一文书在形成过程中需要使用两种或者两种以上的文字同时草拟时，就会形成不同文字形式的文稿或者文本。
