文件的登记，是指对收到的文件在收文登记簿上记录下文件的来源、去向、时间、内容及处理情况等信息。登记的目的是便于以后对文件进行查考利用。
（一）登记的范围
一般情况下，需要登记的文件有：上级机关送达的文件、平级机关或者不相隶属机关有关商洽性或者需要回复的文件、所有的机密性文件以及其他重要。
对于一些公开性的、事务性的、无关大局的文件可以不予登记，例如决议、决定、通知、公开信、便条、请柬等。
（二）登记的
登记形式主要是账簿式登记，登记的方法主要有以下3种：
1.口取纸分类登记法
口取纸分类登记法，即将收到的文件登记在一个收文登记簿上，然后在同一个登记簿上进行分类，将口取纸贴在每一类的首页上，然后在口取纸上注明种类。这种登记方法适用于接收文件不多的机关单位。
2.总流水号登记法
总流水号登记法，即将文件按照其收到的时间顺序集中登记在一个总的收文登记簿上，而不管其收文来源、去向和内容等。这种登记方法，适用于接收文件不多且规模较小的机关单位。
3.分类流水号登记法
分类流水号登记法，即将收到的文件按照其收文的性质和特征，分类分别登记在几个收文登记簿上，如机密性文件登记簿、普发性文件登记簿等；上级来文、下级来文、平级来文等；农业、工业、党群、卫生等。这类登记方法适用于接收文件较多的大型机关单位，便于文件的查找、处理和管理文件。
（三）登记的项目
收文分为内部文件收文和外部文件收文，其登记项目主要有以下几项：
1.收文顺序号：工作人员应将内收文和外收文的收文序号进行登记。收文序号，即收文顺序号，是年度文件登记的先后顺序号，是登记人按照文件收发的先后顺序编写的号码。
2.收文时间：收文时间，即收到文件的具体时间，一般标明年、月、日，急件一般还应注明时、分。
3.来文机关：来文机关，即制发、传送该文件的机关单位，应将其全称或规范化简称做以详细登记。
来文机关包括来文的外机关和向外发送文件的本机关部门，两个方向的文件对外收发都可视为来文机关。
4.收文机关：收文机关，即文件传送的部门，应对该部门予以登记。
收文机关包括外机关和本机关，外机关来文，收文机关应为本机关；本机关对外发文，收文机关即为对方机关。
5.收文方式：收文方式有邮局挂号、机要交通、来人送达等。
6.文件标题：即收文的名称，登记时应将收文文件的标题以全称登记，不可省略或简写。
7.来文字号：即来文的发文字号，字号登记要遵循完整的原则，任何部分不得省略。
8.来文密级：有密级的来文，应登记收文的密级及保密期限。无密级的来文，可在该栏划斜线，表示无密级的意思。
9.收文份数：收文份数，指的是同一文件收到了几份。同一文件只能编一个收文序号，若同时收到相同的几份文件，可在“收文专用章”处加以标注。例如收到两份同一文件，如果该文件的收文序号为7，第一份文件可在“收文专用章”处写7-①，第二份文件写7-②。
10.分送单位：分送单位，指传阅、承办该文件的部门。
11.处置情况：处置情况指的是办毕文件的处置情况，应对办毕文件标注是否退回、归档或者销毁等。
12.签收人：签收人指收到文件后，在规定的位置签名或者加盖收文专用章的人员。
13.备注：备注栏填写需要注明的其他事项。
工作人员在登记时，应做到认真细致、登记齐全，此外，还应注意书写规范、字迹清晰工整，不要滥用繁体字或不规范的简化字，不要随意涂改。另外，登记应用钢笔或者签字笔，不可使用铅笔，否则易被他人篡改。
