在社交活动中，社交文书的特点包括交际目的明确、交际对象特定、使用材料真实、交际惯用格式固定、交际语言得体、交际时效有限等特点。
（一）交际目的明确
人们在进行社交的时候都有一定的交际目的。同样每一篇社交文书都有自己的写作交际用意，可以提出合作意向、交流信息；或者表示答谢与慰问，增进感情；或者组织活动，发布通知等。这个目的是在写作之前就产生的，并在写作的过程中贯穿始终。一篇社交文书的优劣，就看它是否实现了交际目的。大多数社交文书如祝词、贺信（电）、迎送词、答谢词等通过内容，可以看出来一篇社交文书的交际目的；另外，还有些社交文书如公示、启事、海报、声明等通过标题，也能够大致了解发文机关的交际目的。如果从标题无法确切了解制发机关的交际目的，还可以从社交文书的开头部分或者结尾部分了解交际目的，如商务关系函、外贸商业信函、提供服务函等。因为文书的开头部分常常交待发文缘由、依据、原因等，结尾部分也常常揭示发文的意义，提出希望等。
（二）交际对象特定
交际对象指语言交际中信息传递的目标，即语言交际活动中的信息接收者，它包括信息接收者的职业身份、文化程度、思想状况、性格爱好、处境心情、年龄阅历、生理特征及人的特定关系等，这些因素共同构成语言交际活动的交际对象，影响着语言交际的效果。社交文书的交际对象，即受文对象，可能是一个企事业单位或商务合作伙伴，也可能是几个企事业单位，也可能针对大众的告知性文书。一篇文书的交际对象确定了，交际范围也就确定了。按照社交文书的撰拟规范，在文书撰拟之前，就要明确交际范围。这样在国际商务谈判中，避免误会、增加谈判成功的机会。秘书不仅应遵从合作原则的“四准则”（即质量、数量、关联性和方式），更应充分运用礼貌原则，来维护双方的友好关系。
（三）材料真实准确
在日常生活交际中我们要求以诚待人，社交文书更要求以诚待人。文书之“诚”，是通过文书中使用真实可信的材料来实现的。只有这样，文书才能真正发挥交际作用。一旦文书中所使用的的材料失真，会给合作双方带来或多或少的影响，有些甚至影响企业的声誉和诚信。比如在文书写作中，数据、人名、地名等都要求真实准确，特别是一些请示、报告中的数据。这些数据只有准确、真实，才能有利于上级制定出适合的政策。同样在喜庆、哀丧、欢迎、送别或祝贺场合中用以表示礼节抒发情感的社交文书，它是人们真情的流露。所以要真实、亲切、热情，不虚假矫情、敷衍应酬。
（四）惯用格式固定
文书大多具有固定的格式，特别是社交文书，虽然有一定的灵活性，但是基本的格式要求是要符合规范的。这决定了文书语言不能像其他语言一样，自由创作。它表现在文种的名称固定、称谓语有一定惯例、有惯用的短语、有一般的层次结构，有常用的结尾或落款方式，有约定俗成的文面形式。有些文种的格式要求非常严格，例如告启类文书中的公示、启示、声明等。规定社交文书的格式有利于交际的顺利进行。一篇社交文书，有着正确的格式，到达交际对象手中，方便对方查看和办理。文书的格式是出自礼仪的习惯，代表着写作一方对于交际对象的友好和尊重。文书格式如果运用错误，就会给对方办理文件带来不便，甚至延误办理时间，可能对交际目的产生负面影响。格式是在长期的社会实践中逐渐发展定型的，它有利于文书的规范和实用，能够发挥文书的交际功能，提高办事效率，方便文书的传递和管理。
（五）交际时效有限
文书对成文时间非常重视，一篇公文要上传下达、互相交流，必须有一定的时间作为参考。比如，会议纪要就要离会议结束时间比较短。社交文书讲求时效首先是为了提高办事效率，防止拖沓误事。尤其一些商务信函和启示、海报等，没有时效性，社交也就失去了它的意义。再如，有些商业机会难得一遇，稍一放松就会失之交臂，商贸信函中也应体现出“时间就是金钱”的快捷性。在人际交往中，守时不仅是礼貌，也是一种美德。每一篇社交文书都会写明成文时间。
