文书的立卷归档指的是对已经办理完毕的文书，挑选其有保存价值的，按照某种规律组成案卷。立卷有利于文书的完整与安全，便于日后的查找和利用，它是档案管理的基础。
文书立卷归档的程序
（1）集中文件。文书立卷的第一个程序就是将单位组织在上一年度所形成和运转的文书材料中需要立卷归档的部分全部摆放在一起，以便及时发现遗漏或者不齐全的部分。一旦发现，则要立刻收集补充，确保立卷文书材料的齐全和完整。办理完毕后，应当及时将公文定稿、正本和有关材料交本部门文秘人员整理、归档。个人不得保存应归档的公文。
（2）调整类别。调整类别就是按照文书的来源、内容、时间和形成的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系。其原则就是要把立卷文书分门别类，使其更加具体更加细致化。归类的一般有以下三种：年度归类法、组织机构归类法、问题归类法。
①年度归类法。年度归类法就是把文件资料按照时间来区分，每年的1月1日至12月31日为一年，所有这一年内形成的各类文件都归为一类。但是由于各类文件在形成和处理的具体过程中的差异，造成同一文件存在两个日期的现象，有的日期还可能不属于同一年度，针对这种情况，一般采取如下办法：一般文件以制发日期（落款日期）为准，法律法规性文件以批准、通过或生效日期为准。
②组织机构归类法。这种归类法最主要的是确定制发文件的单位或部门，将文件归入其制发机构中。具体方法如下所述。
a.对于一般文件，以文件上的发文机关标识归类；
b.对于几个部门共同承办的文件，则归入牵头机构或最后经办机构的类别中；
c.以单位名义召开的综合性会议文件，归入办公室；以单位名义召开的专业性会议文件，归入对口业务部门；
d.单位领导外出开会学习带回的文件资料，归入办公室。
③问题归类法。问题归类法是相对比较复杂的一种，由于各单位性质的不同，文件的内容也不一致，因此在文件的归类中可能会出现文件资料不易查找的现象，因此我们在具体的立卷归档中，要根据情况的需要，更进一步细分案卷。
（3）组卷。对应立卷的文书材料进行组卷，是立卷工作中的一个关键性环节，又是一个复杂的环节，需要考虑文书的不同特征和固有价值。文书的组卷过程是一个比较灵活的过程，不能够只单纯地按照一个特征来组卷，有时候需要灵活地结合运用2～3个特征来组立一个案卷。经过长期的工作经验积累，出现了许多有效的组卷方法，这里主要介绍最常用的一种方法，即六个特征组卷法。
所谓六特征组卷法指的是把文件分为作者、问题、时间、文种（名称）、地区、通信者六个方面的特征，文件之间如果在某些特征上有相同点，则表明它们之间存在一定的联系，在归档时就把这些文件归为一类。这些相同点可以是一个或多个特征，可以根据工作的需要灵活地组织搭配。其中最常用的是作者、问题两个特征，通常会将这两个特征与其他特征结合进行组卷，以方便查找文件。
（4）案卷排列。案卷在存放的时候，需要考虑确定案卷的前后次序，以便更好理解案卷之间的逻辑联系，方便查考。一般来讲，可以按照以下几种方法进行排列：
①按照案卷所反映的工作上的联系排列；
②按照案卷内容所反映的一定问题排列；
③按照案卷所属的起止时间进行排列；
④按文件的作者、收发单位或部门以及内容所涉及的地区进行排列；
⑤按姓氏、汉语拼音字母等顺序排列。
（5）编制案卷目录。在案卷的开始，都需要有一个《卷内文书材料目录》（《卷内目录》），主要用以介绍卷内的文书材料内容，方便以后查找。一般《卷内目录》需要包括：顺序号，作者，文书材料标题，文号，文书材料日期，页号以及备注。
需要注意的是，对于公文的立卷归档，还需要注意以下几点：
①归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，保证归档公文的齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
②归档范围内的公文，应当以“件”为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒。首页右上部空白处加盖“归档章”，打印文件目录。
③联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料应当符合存档要求。归档公文的用纸应当是中性纸，字迹材料应当是墨汁、碳素或蓝黑墨水。
（6）装盒。装盒就是将已经整理好的文件按顺序装入档案盒，并填写封面、盒脊及备考表项目。档案盒封面应注明全宗名称。档案盒还应根据摆放位置不同，在盒脊上写明全宗号、年度、起止件号、盒号等必备项，还可设置机构等选择项。归档文件目录封面。
