一般来说，按正常程序运转的文件不需要去专门收集，但有的文件材料并非通过正常的运转渠道运行，这就需要文书人员去进行专门收集。文书收集的原则和如下。
1．文书收集的原则
（1）按归档制度收集。文书工作人员要依据归档制度的有关规定，通过各种渠道，把好收集的关口。如按登记情况如数清退有关文件，如果不完全，要及时收集；对于发文，没有定稿就不予编号，底稿、附件如果交得不完整，就不予盖章等，要尽一切可能把应归档的文书材料全部收集起来。
（2）加强对零散文件的收集。除了正常的归档工作以外，办公室文秘人员需要采取相应措施，如将文书材料的形成、积累工作，纳入有关部门及有关人员的岗位责任制度和奖惩制度予以检查；同时，结合保密检查、清理文书、机构调整或人员变动等工作，把应该保存的文件材料全部集中起来，以便将平时使用的零散文件及时收集，避免出现文件归档不完整的问题。
（3）专人负责文件的收集。在文书管理工作中，要由文秘人员把好阅办关、印发关。凡是经过文书部门盖印发出的文书，无论是定稿、存本，还是附件，一律由专门人员收全；外出人员带回的各种会议材料、会议记录由文秘人员负责收集；本单位召开的会议，由本单位参加会议的文秘人员负责收集；内部文书（本单位形成的计划、总结，各类统计表和规章制度，各种活动中形成的文书等材料），由文秘人员随时收集。收集工作要落实到人，要有专人负责。
2．文书收集的方法
（1）周期收集法。文书的收集工作要形成制度，要定期收集，或按月份、按季度要求各部门按时上交清退，或文秘人员按时去收集。各单位一年之中的大部分文书的处理是通过正常运行程序进行的，因此按既定方针去做，有利于工作的规范化和制度化。
（2）平时收集法。各单位在一年之中，不经过正常运行程序、正常渠道形成的文书材料很多。有些材料，特别是内部材料，一般很少有人专门保管，而且内容有针对性，时限性又很强，如果等年终整理前再专门收集，往往收集不到或收集不全，这就必须在平时随时收集，不断积累。文秘人员应在日常工作中，尤其要注意对失去现实效用的文书进行收集，这样才能保证文书收集的齐全完整，保证不失密、不泄密。
（3）主动收集法。主动收集，即要求文秘人员发挥主观能动性，积极主动地去收集文书材料，而不是被动地坐等别人把文书材料送上门来。平时，要注意掌握每一份发文和收文的运转情况，注意会议文书和内部文书的形成情况，注意外出开会带回的文件和报刊上公开发表文件的情况。凡遇到上述情况，都要积极主动地进行收集，并加以保存，防止疏漏。
（4）重点收集法。重点收集，即抓住形成文书材料的重点部门，如综合部门、调研部门、业务主要部门和秘书部门等，收集不是经过正常渠道运转的文书材料；抓住应该归档的重点材料，尤其是本单位内部形成的重要文书的原稿和定稿要进行重点收集，保证文件的完整性。
