文书的整理与归档，是将需要归档的文件以“件”为单位进行整理、装订、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程。
在此，我们着重讲解文书的整理与装订工作，后续环节因与档案管理工作有着更为紧密的联系，其具体内容将在后面的章节中详细讲解，在此只作简单介绍。
一、文件的整理
（一）文件的排序
要将文件按“件”组成基本整理单位，进行文件材料的排序，逐件固定文件的页次，保护文件，方便保管和利用。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。
（二）文件的修整
对于不符合要求的文件，需要进行必要的修整，包括修裱、复制和折叠等。
1.去除易锈蚀的金属物
文件上的订书钉、回形针、大头针等易被氧化和腐蚀，从而使文件受到损坏，因此，必须去除这些易锈蚀的金属物。
2.修裱破损的文件
对于破损的文件应进行修补和托裱。修补主要是针对有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件；托裱是在文件的一面或两面托上一张纸，以加固文件。
3.复制字迹模糊或易蜕变的文件
当归档文件的字迹发生褪色、扩散等而变得模糊不清时应当进行复制。一般来说，使用普通墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等不耐久的字迹材料文件，以及耐久性差的热敏纸传真件都应当复制。常用的复制是使用静电复印的方式。
4.折叠超大的纸张
为方便文件装盒，对于一些纸张幅面较大的报表、图样等文件应进行折叠。折叠时，应注意尽量减少折叠次数，折痕应尽量位于文件、图表的字迹之外。文件页数较多时宜单张折叠。
二、文件的装订
（一）装订顺序
装订的基本顺序是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理单在前，正式文件在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本或外语文本在后。
（二）对齐方式
“件”内的各页应按一定的方式对齐，以便翻阅利用。一般来说，如果各页均为同样幅面的纸张，那么使四条边沿整齐即可，如果各页的幅面不同，则可根据装订位置的不同采取不同的对齐方式：采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
提示：一般来说，需要永久保存的文件应左侧装订，若左侧装订会将图文封闭在装订区内，则可采取左上角装订。定期保存的文件不作明确要求。
（三）装订方法
装订方式应能较好地维护文件的原始面貌；装订材料应符合档案保护要求，应简便易用。目前常用的装订方式有以下几种：
1.孔线式装订：这种装订方法能够满足厚度比较大的案卷等文件的装订需要。其操作方法是对文件先打孔（一般为3个孔），然后使用装订线从孔中穿过并打结。
2.不锈钢书钉装订：利用经特殊生产工艺处理的不锈钢书钉装订文件，可以进行长时间保存而不发生氧化腐蚀，不会降低装订的牢固程度。此外，不锈钢书钉具有多种规格，可应用于各种厚度的文件。
3.不锈钢夹装订：利用不锈钢夹固定文件，可以灵活调整文件顺序并且不易损坏纸张，但其不便于装订厚度较为单薄的文件。
4.粘贴式装订：采用胶水将文件粘贴在一起，其成本低廉并且操作简单，其缺点是不利于文件的拆阅。
三、文件分类
分类是指将所有归档的文书，按照自身的内容、形式、时间、来源等方面的异同，分门别类地组织在一起，使所有归档文件构成一个有机的整体。
分类采用的一般方法是：文件按形成年度分开；同一年度的文件按不同的保管期限分开；同一年度、同一保管期限的文件按类别分开。若文件数量较多，可先按机构分开，再按类别分开。
四、文件排列
为了便于对归档文件进行系统化的管理和使用，需要在分类方案的最低一级类目内，按照一事实上的方法确定归档文件的先后次序，这就是归档文件的排列。归档文件的排列，必须遵循同一事由原则，即同一件具体的事，或者同一个问题，或者同一段较为紧密的工作过程等。
归档文件的排列方法，有按文件形成时间先后顺序的，有按文件重要程度的。同一事由的文件排列在一起，必须体现时间性或重要程度顺序。不同事由归档文件的排列方法，只以不同事由文件办结时间的先后顺序排列，不考虑其他的因素。
五、归档编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。
六、归档编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
