主体一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等组成。
（1）标题。公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成；也可由发文机关、文种组成。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。书写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。在公文处理实践中，人们总结出约定俗成的固定用语，比如下发行政法规、规章的公文标题用“发布”，下发隶属机关的公文标题用“批转”，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用“转发”等。公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用二号小标宋字居中排布。如果字数偏多，需要分行排列，分行时注意不要把各行上下对齐排成等长，更不能将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。
（2）主送机关。指公文的主要接受机关，应当使用全称或规范化简称、统称。如主送机关较多，则应按性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用三号仿宋体字标识，回行仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。向上级请示只写一个主送机关；向下级部门机关发文，如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用“各有关部门和单位”等办法概写。
（3）正文。是公文的主体部分。正文应置于主送机关下一行，用三号仿宋体，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明含义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位。文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称，公文中的数字，除成文日期、成语、缩略语等外，一般使用阿拉伯数字。用数字表示多层次结构序数，其标识为：
第一层用“一”、“二”、“三”……
第二层用“（一）”、“（二）”、“（三）”……
第三层用“1”、“2”、“3”……
第四层用“（1）”、“（2）”、“（3）”……
（4）附件。是正文的附属部分，公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。如有两个或两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字。如，附件：①××××②××××。
附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”“附件2”等。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
（5）成文时间。以负责人签发的时间为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。公文成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“0”，一般置于正方右下方，具体的上下位置依章来定，左右位置由字数来定。
（6）印章。公文除用“令”发布行政法规、规章，按照法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的议案和少数函件用领导同志签名章外，均应加盖发文机关印章。联合上报的公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。如需用别的印章代替时，应注明“代”字。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间并加盖印章。成文日期右空4字。联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（7）附注。一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等情况的说明，比如“此件发至省、军级”“此件发至县、团级”等。公文如有附注，一般用三号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。请示性公文应当在附注处注明联系人和联系电话。
