通知作为法定行政的一个文种，不同类型的通知虽然文种相同，但在写法上却各不相同。
（一）标题
1.通知标题的写法
通知的标题主要有以下写法：
（1）三项式标题，即“发文机关+事由+文种”。例如《国务院办公厅关于限制生产使用塑料购物袋的通知》，这是通知标题的规范形式，也是最常用的一种写法。
（2）“事由+文种”。如新闻出版总署《关于查处“恐怖灵异类”音像制品的通知》。以往几个单位联合下发通知，常使用这种标题。但单看这种标题，很难准确把握文件的发文机关。按照新《条例》关于公文标题的写作要求，三项式的通知标题更为得体。
（3）转文性通知标题。这种标题实际上也是三项式标题，它的结构是：发文机关+事由（转发、批转、印发《被转文件标题》）+文种（通知）。由于标题之中有标题（有时不止一个），所以这种标题通常较长，甚至会出现《××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院关于……（事由）的通知的通知的通知》这种冗长的情况。为使其简洁精练，应加以简化。
转文性标题的简化参见本书第四章第二节中“标题”下的相关内容。
2.撰拟通知标题应注意的问题
（1）“发文机关+文种”的写法应该慎用。前些年形成的通知标题，还有“发文机关+文种”的写法。这种标题用于公开发布的周知性文件较为适宜，用于进入正式收文办理程序的下发文件就不够规范。
（2）仅用文种名称“通知”二字作公文标题是错误的。一些公文教材认为写作通知可以直接用“通知”两字作标题，这种观点是十分错误的。既违背新《条例》的规定，又不便于实际工作中发文、收文办理，也不利于文件的编目调阅。
（3）“紧急通知”的用法。如果通知的事项十分紧急，可以把“紧急”二字直接写入公文标题之中，放在文种“通知”之前。例如《国务院办公厅关于做好防范大雾天气影响交通安全工作的紧急通知》。如此标注，即使文件不方便显示格式上的紧急程度，仅有公文标题一项也不会贻误文件的传递与处理。
（4）“补充通知”的用法。如果通知的事项是发文机关对不久前就同一内容所发通知的补充，可以在后发通知的标题中加入“补充”二字，放在文种“通知”之前。如此标注，可提示阅文机关注意前后两个“通知”的内在联系与补充关系，便于对文件整体精神的把握与贯彻执行。
（二）主送机关
写作通知须有明确的阅知对象，因此通常必须规范地标示出主送机关。即使是在一定范围内的普发性通知，至少也要在附注处标明文件的发至范围。
（三）正文
四类通知的正文结构各不相同：
1.指示性通知
指示性通知的结构包括三部分：
（1）发文缘由。即简要地说明为什么要发这一通知布置这项工作。通常的写法是先写原因（包括这项工作的重要性、以往的成绩、现存的问题，由此引出解决问题的必要性），再写目的（多用“为……现就有关问题通知如下”的句式）。
（2）通知事项。这部分是指示性通知的主体，一定要条理清晰、语句准确地写清楚所布置工作的内容、做法及要求等。如果内容稍多，应该分层列项。每一项的内容必须集中明确，项与项之间要有一定的内在联系。如果篇幅很长，还要注意用好小标题或者中心句，以突出重点、方便阅文。
（3）通知尾语。指示性通知多数是在最后部分使用诸如“地方各级人民政府要……”或者“各有关部门要……”的句式写作要求式尾语；也有的用说明式尾语；还有的通知意尽言止，不加尾语。
2.转文性通知
转文性通知的正文一般有两种写法：
（1）简式写法。这种写法只用一个自然段、几十个字，包含两层意思：
一是转文的原因、依据或目的。常用的表述形式如“某机关同意《……》”、“《……》已经某机关同意（批准）”、“《……》很重要（对……具有……意义）”、“为……”等。
二是转文的一般性要求。批转性、转发性两种通知的常用说法是“现转发给你们，请认真贯彻执行”、“现转发给你们，请结合实际情况参照执行”等；发布性通知则是“现发布《……》，自……施行”、“现将《……》印发给你们，请认真贯彻执行”等。
撰写发布性通知，还要注意两点：
首先是依据国务院关于“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”的要求。如果被转文件属法规、规章性文件，在发布性通知的标题中应在被转文件名称前后加书名号。
其次是由于发布性通知所发布的基本上是本机关制发的文件，因此正文时常省略转文的依据，只写转文的一般性要求。最高层次机关的发布性通知尤其如此。
（2）繁式写法。这种写法是在简式写法的基础上，再增加至少两层意思：
一是强调被转文件所涉及工作的重要性。
二是对贯彻执行被转文件提出更有针对性、更为具体的要求。如果要求的内容较多，应该分条列项来写。在写作中，还应该灵活地把一般写法与实际内容结合起来安排结构。
3.事务性通知
事务性通知用途广泛、内容琐细，为方便阅文者了解，撰写时务必从实际用途着眼，周密思考，清晰表述。一般来说，事务性通知包含以下三部分：
（1）通知的背景、根据及目的。
（2）通知的事项，如果内容较多，应分段列项来撰写。
（3）通知的尾语，要求、说明式尾语或专用尾语皆可。
特别指出，会议通知在事务性通知中使用的频率较高，尤其应该熟悉。会议通知是召开较大规模的会议之前，告知与会者有所准备、按时参加会议的通知，其正文主要有三部分内容：
一是召开会议的根据、目的以及会议名称（有时还要提及会议的批准机关、主持机关）。
二是通知的具体事项及要求（包括会议的任务及主要内容、开会的时间与地点、与会人员范围、会前准备工作、报到的时间地点、对与会人员的要求等）。
三是补充说明的事项，如会务部门的联系人与联系方式等。
撰写会议通知要注意一点，就是内容周全。否则，与会人员收到通知后必然产生种种疑问，为此而纷纷向会务部门询问，不免给双方带来很多麻烦。
4.任免通知
任免通知的正文包括两部分：
（1）任免依据。
（2）任免事项。
如果一个通知既任命又免职，应该任命事项在前、免职事项列后。无论是对同一人的任免，还是对同一职务的任免，皆是如此。
