通知的写作格式由标题、受文单位、正文、签署和日期几部分组成。
（1）标题。常用的写法有两种：一种是发文机关、事由、文种三要素俱全，如《中共北京市委、北京市人民政府关于贯彻（中共中央、国务院关于加强科学技术普及工作的若干意见）的通知》、《国务院关于严格控制农业生产资料价格的通知》。这种标题使人一目了然。
另一种标题是只有发文事由和文种两要素，如《关于发布（保税区外汇管理暂行办法）的通知》、《关于春节放假的通知》。正式行文的通知，其标题不能只用“通知”二字。
与其他标题相比，通知的标题一般语句长、字数多，特别是发布（印发、颁发）、批转、转发性通知，标题要体现其不同通知的性质，因而标题比较难定，需要认真推敲。
如《北京市国有资产管理局转发（国家国有资产管理局关于做好境外国有资产产权年检登记工作的通知）的通知》，这样的标题表述得清楚。
另外，如属紧急事项的通知，要在“通知”前冠以“紧急”字样，如《××市关于做好防汛抗涝的紧急通知》。有的标题在“通知”前加上“重要”字样，其目的是让被通知单位尽快知道通知内容是重要事项。
有的通知是几个单位联合发出，因而在标题中有“××××、××××联合通知”。
（2）受文单位，即被通知对象或主送单位，一般是单位，有时也可是个人。
（3）正文。通知的正文是通知的主体，即通知的内容。它有的长，有的短，有的简单，有的复杂。例如，一般事项性通知，在正文中要写清什么事情，如何处理等；任免通知，写任免与聘用人员的具体职务即可。有些不涉及本单位的任免通知，只是知照性，并无执行要求，不需要办理和执行。
指示性通知的正文一般由三部分组成，即发文的缘由（或目的）、通知的具体事项和执行要求。
批转、转发性通知的正文，即是对被转批、转发、公文所写的按语。按语大体可分为三种：一种是说明性按语，即对原文、材料来源、行文目的、印发范围等加以说明。
一种是指示性按语，即对原文内容进行概括分析，提示基本精神，阐明重要意义。还有一种是批示性按语，即对某一种重要意义的材料表示意见、态度以及提出措施和办法。
发布性通知的正文，一般由通知的根据和对所发布的行政法规、规章的贯彻实施要求组成。这类通知的正文较简短。
通知的正文多用祈使语句，适当配以说明语句，而且口气坚定，不容置疑。
（4）签署和日期。通知的正文结束后还要将发文机关名称写上，然后写上日期。
撰写通知的注意事项：
①要认真仔细。一般性通知是机关、企事业单位常常使用的文种，正因为常写常用，所以容易造成一种错觉，仿佛写通知是件很容易的事。其实不然，如指示性通知要提出具体的指示性意见，既要能提高下级机关对该项工作的认识，又要能使下级在实际贯彻中有所遵循。
在批转、转发性通知中要写批语或按语，撰写时既要领会发文机关和领导的意图，又要了解受文单位的具体情况，明确针对什么写的问题。只有全面地准确地掌握上下级情况，才能将批语和按语写得恰如其分，有针对性。因此撰写通知比撰写其他文件要求更高，来不得半点忽视或大意，必须认真仔细。
②被通知单位的名称要写清写全。通知的主送单位可以是一个，可以是几个，也可以是所有下属单位，发文时必须写清楚，通知周全。如使用“省政府有关部门”一类略称，所附发文单位则应写明“有关部门”的名称，以避免发文不全，贻误工作。
