指示性批复针对请求指示的请示，对下级机关的某项工作提出带有指导性、指挥性的意见；表态性批复针对请求批准的请示，清楚表明同意或者不同意的态度，那么如何写批复？
（一）标题
批复标题的规范写法是三项式标题，即“发文机关+事由+文种”。例如《国务院关于同意建立体育运动中兴奋剂问题综合治理协调小组工作制度的批复》、《国务院关于东北地区振兴规划的批复》。
需要强调注意的是“表态性批复”标题的写法。其中已经上级机关批准的肯定性批复，其标题通常要在事由之前加“同意”二字以明态度。如《国务院关于同意黑龙江省调整哈尔滨市部分行政区划的批复》、《莆田市人民政府关于同意组建莆田市体育运动学校的批复》。其余批复（包括指示性批复、否定性批复以及仅是上级“原则同意”的肯定性批复）的表态一般不反映在标题上，而是在正文中。
前些年批复的标题还有一种四项式写法，即“发文机关+事由+主送机关+文种”。例如《国务院关于同意安徽省建立滁州市、巢湖市给安徽省人民政府的批复》、《国务院关于高等学校研究部四年制毕业生工资待遇等问题给高等教育部的批复》。这种标题目前已难见到，其被摒弃不用的原因主要有二：
一是重复累赘。格式中已有主送机关的标识位置，而且批复这个文种是必须标识主送机关的，如若再把主送机关嵌入标题之中，势必给人以重复累赘之感。依照公文撰写的简明原则，理应在批复标题中剔除主送机关这一项。
二是不合规范。新《条例》明文规定公文标题一般应为“发文机关+事由+文种”这样的三项式，批复作为法定行政公文文种，其标题理应合乎这一要求，所以淘汰不合规范的四项式标题也就势在必行了。
（二）主送机关
批复必须标明主送机关，不可省略。其主送机关有两种：
1.专发性批复的主送机关
专发性批复的主送机关即呈送请示的机关。“专发性批复”的主送机关一般是一个，说明呈送请示的发文机关只是一家，如本节的例文二、例文四、例文五。在下列两种情况下，“专发性批复”的主送机关也可多于一家：
（1）被批复的请示是一份联合行文，批复应把联合呈报请示的各发文机关都列为主送机关。如《国务院关于组建中国南方航空集团公司有关问题的批复》，其主送机关为“民航总局、国家经贸委”两家，批复开头便是“你们《关于报请批准中国南方航空集团公司组建方案和章程的请示》（民航总局〔2002〕98号）收悉”，这说明被批复的这份请示是民航总局与国家经贸委联合行文的。
（2）制发批复的机关欲以一份批复回复两个或两个以上可以合并回复的请示，此时也应把这几份请示的发文机关一一列为批复的主送机关。如例文六，国家信息产业部和国家发改委的一份联合批复就是把“移动”与“联通”两家公司分别独自上报的请示合并批复的。
2.增发性批复的主送机关
如前所述，批复的主送机关亦可增列，从而成为增发性批复。要把批复的主送机关写成增列的形式，应该是批复的事由与增列的各家机构密切相关。如例文一，因为供销合作社遍布全国，财务挂账现象十分普遍，此事又非秘密，故国务院在批复国家计委等有关部门报送的请示时，将“各省、自治区、直辖市人民政府”都增列为主送机关，使一份批复发挥了更大的作用。
（三）正文
批复的正文一般由批复缘由、批复内容和批复尾语三部分组成。
1.批复缘由
缘由就是行文批复针对的原因、事由，这是批复行文伊始就应该交代的。目前“批复缘由”以引述请示的标题及发文字号为规范写法。其写法如例文一的“国家计委等有关部门报送的《关于供销合作社财务挂账清查情况及处理意见的请示》（计经调〔2001〕1394号）收悉”。
目前批复缘由的写法与1993年年底之前不同。那时，可以在请示的发文机关、公文编号、标题、发文时间及内容要点几个要素中，以表述简洁清楚为原则进行搭配引述，如“你省××××年××月××日关于××××××问题的请示收悉”、“你部××发〔19××〕××号《关于……的请示》收悉”、“你区××××年××月××日报送的《关于……的请示》收悉”等。因1987年的《国家行政机关公文处理办法》的规定较为笼统，而使“批复缘由”的写法长期难以规范统一；自1993年国务院办公厅修订的《国家行政机关公文处理办法》明确规定“引用公文应当先引标题，后引发文字号”之后，批复开头的引述项目便不可随意标注，而以引述请示的标题及发文字号为规范写法。除此而外的引述形式皆为不规范写法，撰写批复时须加注意。这一点不仅是对批复的要求，对所有被动行文的“复文”（如复函、上复性报告）都有这个要求。
2.批复内容
批复内容是批复的重点，写作上要有针对性，态度要鲜明，表述要清楚。
（1）指示性批复，应条理清晰地对某项工作作出指示、拿出意见，以便下级机关贯彻执行。如例文二，福建省人民政府对下级政府的农村信用社改革试点工作作出了七点指示。
（2）表态性批复，务必明确表态批准与否。
若是肯定性批复，常结合文件内容划定一个“同意”的范围、“批准”的限度，涉及人、财、物、行政区划、机构设置等事项时尤应如此，以免个别单位或个人手持“批件”为所欲为，出现问题后又责任不清。如《国务院关于同意黑龙江省松花江地区与哈尔滨市合并的批复》就清楚地划分了省、市各自管辖的区、县（市）；再如《国务院关于同意将哈尔滨海关驻大庆办事处调整为大庆海关的批复》就明确规定了隶属关系、人员编制以及人员、经费、物品的解决途径；而本节例文四则清楚地说明了新设置学校的隶属关系、机构设置、人员核编等。上级机关在肯定性批复中还可以根据工作需要，就所批准的事项或文件作出指示、提出要求。
若是否定性批复，通常在表态前先要陈述“不同意”、“不予批准”、“缓办”的理由，使下级机关了解请示未能获准的原因，以免再次请示或越级请示给上、下级机关增加不必要的工作量。如《关于重建何香凝故居问题的批复》就先陈述理由，后表明态度：“鉴于广州市已有一座廖仲恺、何香凝纪念馆，根据中央、国务院的有关规定，按原貌重建何香凝芳村故居一事缓办。”
3.批复尾语
批复的结尾有三种情况：
（1）采用要求式、说明式尾语。如《国务院关于同意将哈尔滨海关驻大庆办事处调整为大庆海关的批复》的尾语“有关具体事宜，请与海关总署商办”就是说明式尾语；而例文六的最后一条“两家移动通信企业集团公司要督促各省级分（子）公司尽快按上述要求提出具体执行时间，报当地通信管理局和同级价格主管部门备案，并向社会公布”实际是要求式尾语。
（2）采用批复的专用尾语“特此批复”、“此复”等。
（3）意尽言止，不另外再写尾语。
（四）印章与成文日期
在批复正文的右下方，须标印成文日期并加盖发文机关印章。
