申请书的作用是多方面的,其主要作用如下所述:
(1)申请书是向机关、单位领导反映情况的一种好形式。
机关、单位领导不可能对所属部门的每一个问题都完全清楚,特别是在某些具体问题上更是如此。这就需要所属部门或个人将工作、生产、学习、生活等方面的愿望、要求及时地向上级机关、单位反映清楚,并且采取书面的形式申报说明,以便上级机关、单位掌握情况,加深对自己或下级的了解和理解。
争取了组织和领导的帮助与批准,加强了上下级之间,集体与个人之间的关系,对促进社会主义物质文明和精神文明的建设具有巨大作用。所以,申请书是下情上达的一种好形式。
(2)一种良好的手段。
要想做好任何一项工作,个人与组织,群众与领导,下级与上级之间的关系非常重要。如果上下一致,齐心协力,工作就能做好,良好的愿望就能实现。否则,上下不和,左右扯皮,就会延误时间,抵消力量,以至出现事倍功半的结果。
要上下一致,通力合作,申请书则是一种良好的沟通手段,能够把分力变成合力,从而最大限度地做好工作。
(3)申请书是增加感情、引起重视的一种有效办法。
凡使用申请书,一般都是个人向组织,下级向上级有所要求,不仅要把情况、困难、问题说明清楚,而且要把请求讲得明确,这就要求态度谦恭,语言恳切,做到以诚相见,以情动人。
况且申请书是以从下向上的角度和口气写成呈送的,这样就容易引起人的好感、同情及领导的重视,从而使申请书在个人向组织,下级向上级有所要求中发挥有效的作用。因此,申请书虽属于书信类,但不是一般书信,而是一种专用书信。
它是个人、集体或下级对组织、机关、团体、单位有所请求时使用的书信,具有一种汇报和请求的口气,在内容上一般是一事一文。这就使得申请书这种专用书信与互通情况、交流感情、交换意见、研究工作、商量事情的一般书信有所区别。