会议纪要怎么写？纪要是记载会议的主要情况和议定事项时使用的文种。它是对会议的目的、要求、主要精神及决定的事项加以文字归纳整理，以上传下达，统一认识，推动工作。
在行文关系上，纪要可采取转发（印发）或直接发出的形式，类似通知，发给下级机关贯彻执行；也可以报送给上级，类似会议情况报告，向上反映情况。
纪要按其内容和表达形式的不同，可分为“指示性纪要”与“通知性纪要”两种情况。
会议纪要结构与写法
纪要的结构与写法一般包括以下几个部分：
（一）标题
通知性纪要由于均有特定的版式，所以一般不再另有标题。只有指示性纪要，才会有显示会议名称或中心内容的标题，如《××省第八次政法工作会议纪要》《关于研究今年农产品收购资金问题的会议纪要》等，前两个显示的是会议名称，后一个显示的是中心内容。
（二）正文
一般分为三个部分：
1．前言部分
通知性纪要，由于大都有固定的排列格式（如会议名称、时间、地点、主持人、出席人员等），故比较简单。而指示性纪要的前言，就相对比较复杂一些。例如中共中央召集的《广东、福建两省座谈会纪要》，开头部分写了近600字，介绍了开会的时间、地点、召集人、参加会议的人员范围及人数；交代了会议的中心议题以及会议的指导思想；叙述了会议的主要活动及主要收获，并对会议作出总的评价。又如《××县蔬菜工作会议纪要》，开头部分用近200字表述了会议的自然情况：
20××年3月17日至21日，县人民政府在惠圆宾馆召开蔬菜工作会议，副县长刘流留主持会议并作了报告。会议总结了2010年蔬菜产销工作经验，表彰了在蔬菜生产上取得显著成效的11个先进产地，安排布置了20 ××年蔬菜工作任务。郊区各乡镇和渤海农工贸联合总公司等44个经销单位向人民政府递交了蔬菜上市任务的承诺书。根据市委、市政府农村工作会议精神，20××年蔬菜的产销要切实抓好以下七项工作：……（以下转入纪要的主体部分）
2．主体部分
有三种写法：
（1）按孤立的问题顺序，一个问题一个问题地去写。内容比较简单的通知性会议纪要多采用这种写法，即按问题顺序排列，逐个问题地说明会议研究了什么问题及对这个问题所作出的决定。如某工厂第16次厂长办公会议纪要，对所决定的问题和内容的写法是：
……（会议自然情况，省略）
一、听取了行政科关于为下夜班工人开设班车的汇报。会议同意行政科的意见，这是今年我厂改善职工生活的十件大事之一，必须积极做好。同意每次发车10辆，有关司机人员的调配由车队负责。
二、……
三、……
（2）综合起来归纳成几个问题来写。如座谈会、讨论会及内容复杂的大、中型工作会议的会议纪要多是采用这种写法，即把会议的中心议题所涉及的问题和意见，按内容分类加以归纳，然后分项来写。从结构安排上讲，这种写法属于并列式。如《××市整顿烟草市场工作会议纪要》，在主体部分写了八个问题：“一、进一步加大打假打私工作力度；二、加快企业发展的步伐，保证市场供应，防止供应断档；……八、加强领导，常抓不懈。”
（3）按会议所研究、决定的内容分几个部分来写。一般包括：对过去工作的估价，对当前形势的分析，对未来工作总的要求以及为实现这个要求所采取的措施。如《××市乡镇企业工作会议纪要》，在主体内容上分作三个层次：第一层次写了五年来乡镇企业取得了很大成绩；第二层次，写乡镇企业到2012年的五年发展目标，论述了实现总产值超百亿的有利条件和困难因素；第三个层次写了实现上述奋斗目标的七条措施。
（三）结尾
会议纪要的结尾一般是写会议提出的希望、号召。
会议纪要写作技巧与要领
（一）要把握纪要与相关文种之间的差异
纪要与决议、会议记录、会议简报、公报等，同属会议文件，都是会议的直接产品。但由于它们产生的方式和各自的作用不同，所以又有着一定的区别。大会决议是按照法定多数表决通过的，而纪要主要是由会议主持机关审定制发的；决议的内容要比纪要原则，而纪要要求详尽具体。会议记录是完成纪要写作的客观原始材料之一，经过筛选、整理的会议记录才能写入纪要。会议简报主要用于反映会议动态、情况，所载内容只具有参考性，不像会议纪要在兼有反映情况、沟通信息功能的同时，还具有指挥的权威性。会议公报的内容与纪要有类似之处，但公报是报道会议核心内容的，十分简要，是纪要的要点，另外会议公报仅用于党和国家的高层次会议。
（二）巧设布局，多彩多姿
除通知性的日常办公会议纪要，大都有较为固定的写作格式（通常由时间、地点、主持人、参加人和决定事项组成）外，对指示性会议纪要，不论是综合性的，还是专题性的，都要针对不同内容采用不同的结构形式。综合性的纪要，由于内容涉及前前后后，方方面面，情况比较复杂，故在结构布局上，除自然情况外，内容多采用“三大块”的写作形式，包括对过去工作的回顾，对当前工作形势的分析，对今后工作的打算等，这是就整个篇章布局而言。至于具体到每一部分，特别是第三部分，可以是采用“梳辫子”的，归纳成几个问题并列说明，这是“横式”结构；也可以是一环套一环的层层递进，这是“纵式”布局。专题性或专业性的纪要，由于内容单一，故多采用“撮要分条”或“分条列项”的结构形式。“撮要分条”，即在开头讲完自然情况后，或相接、或独用一段文字，交代会议的中心议题、主要活动情况及总的评价；然后在内容上可并列写几个条段，每条之前标序号、提段旨，做到一目了然。“分条列项”的结构，体现“横向”布局，是把全篇纪要归纳成几个条条，既无独立的开头亦无独立的结尾，若干条条之间是并列关系。总之，不管采用什么结构，都必须体现出一种严密的逻辑关系，中间不可出现“空白”，也不能产生“跳跃”，更不能按照会议的顺序来写“纪要”，这样出来的不是“纪要”，而是“流水账”“会议日志”。
（三）明确宗旨，突出中心
一次工作会议，涉及的问题很多。在写纪要时，必须明确宗旨，即会议所集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到，既想“抱西瓜”又想“捡芝麻”，要肯于舍“芝麻”，抱“西瓜”。
还要注意的是，一次工作会议，在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入纪要，而应根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见；同时，也要注意吸收少数人的正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”“会议讨论了”“会议研究了”“会议认为”“会议决定”等提法，加以集中概括、简明扼要地反映出来；对有分歧的意见，除学术性的研究会纪要外，是不可写入“纪要”的。
（四）讲究用语，注意条理
要按照纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”“会议考虑”等；下发的纪要，则可用“会议决定”“会议要求”“会议强调”“会议号召”等。
要注意条理化、理论化。这是纪要与记录的一个主要区别。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来，而纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合、分析、整理加工的过程，这个过程也就是条理化、理论化的过程。所谓条理化，就是要对会议讨论的意见，分类归纳，层次清晰；所谓理论化，就是要对会议讨论的意见，尽力给予理论上的概括，提纲挈领，画龙点睛。当然条理化、理论化，并不是脱离会议实际，搞虚假的“粉饰”和“拔高”。
（五）行文方式，单复结合
通知性的纪要，由于有固定的“中共 ××市委第 ××次常委会议纪要”“××省人民政府第××次常务会议纪要”等红色版式，所以它们大都是单体直接行文，且不加盖印章。
指示性的纪要，一般多是复体行文，即在上报或下发时，分别使用“报告”或“通知”做文件头，纪要作为附件随之运行。
